Reuniones de un club rotario
En los Consejos de Legislación, la mayoría de las enmiendas propuestas están referidas a problemas del club y especialmente a la forma de recuperar asistencia, al número de reuniones y posibles suspensiones de las mismas.
En esta “clase” veremos el tema de las reuniones de los clubes. En el Estatuto de los Clubes Rotarios el Artículo 6 – Reuniones nos dice:
Sección 1- Reuniones ordinarias.
(a) Fecha y hora: Este club celebrará reuniones ordinarias una vez por semana en el día y hora que establece el reglamento.
(b) Cambio del día: Por causas justificadas, la directiva podrá cambiar la reunión ordinaria a cualquier día comprendido en el período que comienza el día siguiente a la reunión ordinaria precedente y termina el día anterior a la reunión siguiente; o a una hora diferente del día habitual o en un lugar diferente.
(c) Cancelación. La directiva podrá cancelar una reunión ordinaria cuando ésta coincida con un día festivo, o por fallecimiento de un socio, o epidemia o desastre que afecte a toda la comunidad, o un conflicto armado en la comunidad que pueda poner en peligro la vida de los socios del club: La directiva, a su criterio, también podrá cancelar hasta cuatro reuniones ordinarias durante el año rotario por causas especificadas en este artículo. No obstante, el club no podrá cancelar más de tres reuniones consecutivas.
Sección 2- Reunión anual. Se convocará una reunión anual para elegir a los funcionarios, la cual deberá celebrarse no más tarde del 31 de diciembre, según se establece en el reglamento.
Hagamos una interpretación de lo que dicen “nuestras leyes”. Para ello es mejor seguir el ordenamiento que el propio Estatuto nos da.
Existen dos tipos de reuniones (ordinaria y anual). Se podría interpretar que la reunión anual puede celebrarse un día y hora distinta que la ordinaria, pero generalmente los reglamentos de los clubes para obviar este problema determinan que la ... (primera, segunda, etc.) reunión ordinaria del club del mes de ... (noviembre, diciembre) será considerada como la reunión anual.
Otro tema terminante es que el reglamento del club fija el día de la semana y hora de la reunión. Es muy común que los clubes con pocos socios cambien o roten los días de reunión. Queda claro como debe ser la próxima reunión en el inciso b. Supongamos que el club se reúna los jueves y tomemos como ejemplo agosto de este año. La reunión del jueves 28 de agosto podrá celebrarse entre el viernes 22 de agosto y el miércoles 3 de septiembre.
Hay otra “mala costumbre” para suspender reuniones. El pretexto es que es la quinta reunión del mes. Este argumento NO EXISTE EN LOS ESTATUTOS, por lo que la suspensión por este motivo es incorrecta.
Los causas de suspensión son: días festivos, fallecimiento de un socio, epidemia o desastre que afecte a toda la comunidad o un conflicto armado en la comunidad que ponga en peligro la vida de los socios.
En los Manuales de Procedimiento viejos figuraba que las reuniones solo podían suspenderse por FALLECIMIENTO DEL PRESIDENTE DEL CLUB. Esto, con justa razón fue cambiada en el Consejo de Legislación de 2001 y se incluyó el fallecimiento de cualquier socio (Activo u Honorario).
En definitiva, son 52 semanas al año. Los feriados son variables, según país, ciudad, etc., y podrán alcanzar a 6/8 reuniones anuales, mas alguna de las otras posibles causales, lo que hace como número promedio realizar alrededor de 42/44 reuniones de un club rotario en un año, con la salvedad que la suspensión no podrá afectar a mas de tres reuniones consecutivas.
Esperamos que con estas aclaraciones haya quedado claro como y cuantas reuniones debe celebrar un club rotario.