X. Reunión del Club
1. Quién preside la reunión desarrollará el programa previsto para la fecha, evitará
interrupciones de los socios y/o presentes que no hacen al programa en desarrollo.
De existir alguna información fuera de programa de algún/os socio/s, se sugiere que la misma sea comunicada al Presidente antes del comienzo del programa de la reunión, solicitando el correspondiente permiso
2. Mantener el respeto por los horarios, tanto por el inicio como la finalización de la reunión; la duración de la misma se estima prudente entre 90 y los 120 minutos
3. Es recomendable que las reuniones se realicen en lugares confortables, bien iluminados y aireados; decorosa presentación de la mesa con todos los atributos que hacen al protocolo de la una reunión rotaria (campana, banderas, mástiles, pabellones, banderines, cuadro de Paul Harris si se posee, rueda rotaria, etc.). Es recomendable la buena presentación de la mesa en cuanto a vajilla (mantelería en buenas condiciones, cubiertos, vasos, servilletas, copas, jarras, botellones, decoraciones florales, etc.)
4. La disposición de las mesas de reunión se hará de tal manera que haya la menor distancia posible entre sus extremos, cualquiera de ellos sean, con respecto al centro de la mesa cabecera, tratando que el número de integrantes de la misma sea IMPAR, para que de esta forma quede perfectamente definido el centro. Se preferirá una mesa cabecera algo más extendida en lugar de “peines” muy largos que alejan a los comensales del centro de la reunión.
5. Es deseable y recomendable que, tanto las intervenciones del presidente como la de
cualquier rotario en la reunión se realicen de pié, salvo impedimento físico. Se invitará a hacerlo de la misma forma a las visitas cuando deban brindar un informe en la reunión.
6. El toque de campana simboliza el “toque de atención” y se recomienda que, hasta no se haya conseguido un silencio total, no dar comienzo a información o parlamento alguno por quién deba hacer uso de la palabra. Este aspecto tendrá necesariamente manejarlo quien presida la reunión.
7. Si un socio o rotario visitante tiene la necesidad de abandonar la reunión antes de la finalización de la misma, es recomendable que el mismo se dirija al sitial de la presidencia y solicite el permiso correspondiente para retirarse. Obtenido el permiso se sugiere hacerlo en la forma más discreta posible. En el saludo a quien preside la reunión se entenderá que el mismo como extensivo a todos los presentes.
8. Cuando una autoridad invitada exprese su necesidad de retirarse antes de finalizar la reunión, quién preside procederá a suspenderla momentáneamente para informar a los presentes de tal circunstancia, pudiendo hacer uso de la palabra la persona invitada para despedirse. Luego el Encargado de Protocolo o de Programa, acompañará a la visita que se retira hasta que esta salga totalmente del recinto. Producido el hecho, se procederá a reanudar la reunión.
9. Desde su llegada hasta el momento de retirarse, las visitas deben ser adecuadamente atendidas, evitando por todas las formas posibles que en algún momento ellas o alguna de ellas queden solas.
10. Ante la presencia de una autoridad de cualquier orden que no tenga que ocupar el sitio de Orador, se invitará previamente de forma discreta y cordialmente a hacer uso de la palabra. Si acepta se le dará entrada después de la actuación del orador de la noche. Si no acepta debe respetarse su decisión.
11. Toda reunión de un club rotario será presidida por su presidente natural. En caso de ausencia de este, asumirá la presidencia el Vicepresidente 1° (ó 2° si lo hay), o según lo establecido por el reglamento y/o estatuto del club.
12. En caso de indisposición del presidente u otra alternativa que le imponga abandonar la reunión, asumirá la presidencia como se indica en el ítem anterior.
13. En “reuniones conjuntas” de dos o más clubes rotarios, una vez izados los pabellones y realizado las presentaciones de práctica, se recomienda ofrecer la oportunidad al/los presidente/s de el/los club/es presente/s, para que desarrolle/n su/s programa/s respectivo/s (por orden alfabético); retomada la dirección de la reunión por el presidente del club anfitrión, este adecuará su programa e informes en relación con lo realizado por el/los club/es que le precedió/dieron.
14. En ocasión de la “Reunión Oficial del Gobernador de Distrito”, la misma se desarrollará, invitando al gobernador a izar el pabellón de mesa, en dicha reunión no habrá otro orador que el gobernador, de quién se espera efectúe o dé a conocer su mensaje rotario. En el caso de que la “Reunión Oficial del Gobernador de Distrito”, se realice conjuntamente a dos o más clubes, se deberá proceder de la siguiente manera:
En el centro de la mesa se ubicará el Gobernador de Distrito, a su derecha el presidente del club anfitrión, y luego se alternarán de izquierda a derecha por orden alfabético de club los demás presidentes, y de igual manera los Asistentes del Gobernador (por apellido).
Para el desarrollo de este último tipo de reunión, deberá designarse un Director de Programa (Maestro de Ceremonia), quién será el encargado de conducir la misma (estilo típico cómo se realiza en Conferencia y/o Asamblea de Distrito).
15. Cuando se prevea la asistencia de varios presidentes de clubes rotarios y que no puedan ocupar todos ellos lugares en la mesa cabecera, es recomendable preparar una mesa especial para que la compartan todos ellos y posibilitar así un fluido intercambio de ideas y conocimientos.
16. La información de secretaría y de los distintos comités intervinientes en el programa, es recomendable que sean sobrias, concisas, instructivas y, en lo posible de fácil entendimiento para las visitas no rotarias.
17. En “reuniones conjuntas”, tanto el inicio como el cierre de las mismas, deberá ser efectuada por el presidente del club anfitrión, sin excepción.
18. Cuando un club rotario comparta una reunión con otra/s entidad/es que realicen su reunión en forma distinta a la rotaria, la parte que corresponde desarrollar al club rotario deberá realizarse teniendo en cuenta todas las disposiciones y costumbres que hacen al protocolo rotario.
19. En las “reuniones conjuntas”, si el orador debe ser presentado por el presidente de un club visitante o el orador rotario es de un club visitante, se procederá de la siguiente manera:
a) el anuncio de la actuación del orador de la noche lo hará el presidente del club anfitrión, o el que él designe,
b) luego pedirá al presidente o al rotario del club presentante del orador, que realice la misma
c) a continuación el orador hará uso de la palabra
20. Cuando el orador con el permiso del presidente del club anfitrión, solicite o proponga preguntas a los participantes, se recomienda ellas se realicen por escrito a fin de un mejor ordenamiento y evitar posibles molestias al orador.
21. Al término de la actuación del orador de la noche, el presidente del club anfitrión agradecerá su colaboración. En el caso de que el orador pertenezca o hubiera sido invitado por un club visitante, el presidente del club anfitrión hará resaltar la circunstancia y agradecerá la colaboración.
22. Al término de la reunión el presidente agradecerá la presencia de las visitas en el orden establecido de prelación, la posible entrega de material de información rotaria debe ser hecha con discreción teniendo en cuenta su posible aceptación.
23. Es condición de todo rotario que concurre a una reunión de un club donde no sea conocido, presentar su identificación rotaria, en la que figuran sus datos y su club
24. Las damas guardan el mismo orden jerárquico de sus esposos en caso de ubicárselas en la cabecera; pero a la derecha del presidente la esposa del que está a su izquierda y así sucesivamente.
25. En reuniones con rotarios de otros clubes se considera acertado disponerse en las mesas de manera alternada para compartir experiencias y conocimientos rotarios y no rotarios y no cerrar bloques entre socios del mismo club. Ese tipo de efecto es perjudicial socialmente para el club y para sus invitados. Si no está dispuesto a compartir no los convoque, y viceversa, si no está dispuesto a compartir no acepte la convocatoria.
26. En reuniones con damas, debe ocuparse espacios que no cierren bloques, que puedan
diversificar y compartir sus experiencias rotarias o no rotarias para mantener un clima que involucre a todos los presentes y que sea diferente a la que tienen habitualmente en las reuniones, sea porque el club tiene mayoría de un sexo o de otro, asimismo cuando tienen reuniones con ruedas de cónyuges. Considere que este protocolo es para un mejor desenvolvimiento de las reuniones en los clubes y mantener el uso de las buenas costumbres en un clima agradable con la sociedad. Si
usted por alguna razón que deje tranquila a su conciencia necesita modificarlo, hágalo, pero no la considere como un “modus operandi”. Sepa que Rotary está abierto a toda expresión que halle respuesta en la prueba cuádruple y el cumplimiento de sus objetivos.
¿Es equitativo para todos los involucrados?