1.- Tener el club en orden, la casa limpia, antes de invitar a una persona a unirse al club. A nadie le gusta subirse en un avión fallando.
2.- La Junta Directiva del Club determina las Clasificaciones vacantes que se necesitan para los programas que tiene en ejecución el Club y los que proyecta realizar y el perfil requerido para ingresar al club: básicamente reconocimiento social y capacidad para asumir los compromisos morales y económicos que se derivan de la calidad de Rotario.
3.- El Comité de Desarrollo del Cuadro Social invita a los socios a presentar candidatos para ingresar a Rotary que se ajusten con el perfil diseñado por la JD. Pueden ser candidatos para otros clubes en otros Distritos. La meta es Desarrollar a Rotary, no solo a nuestro Club.
4.- Luego de una primera revisión por el Comité y pre aprobación del candidato a socio, se programa una reunión en la casa u oficina de algún Rotario, cada mes o dos meses, según el número de potenciales candidatos (mínimo 4) para hablar de lo que NO es Rotary y de lo que HACE el Club. Es una reunión informal de fin de tarde. Deseable que los posibles candidatos asistan con sus cónyuges. Por parte del Club deben estar: el Presidente, el Padrino, un Rotario antiguo y un Rotario Nuevo quienes darán testimonio de los BENEFICIOS de ser Rotarios. Los Candidatos serán invitados, al final de la reunión, a visitar en las siguientes semanas las obras del Club. Nótese que no se les invita a la reunión ordinaria del Club.
Esta invitación se hará al final del plan de visitas que deben durar no menos de tres o cuatro semanas para ver le interés del nuevo rotario. Durante las visitas el candidato entra en contacto con el espíritu rotario, conocerá a los miembros del club relacionados con los proyectos de manera que cuando llega a la primera reunión del Club YA CONOCE a casi todo los socios y los ha visto trabajando.
5.- Terminada s las visitas a las obras se hace una visita al domicilio del aspirante a socio y la Junta Directiva aprueba la admisión de Socio y la comunica al Club en la reunión ordinaria dedicada a Asuntos del Club para que los socios se manifiesten y se le invita al aspirante a socio, formalmente por parte del padrino, a asistir a la siguiente reunión ordinaria del club en su calidad de socio admitido. A partir de este momento de formaliza el proceso INFORMACION sobre QUE es Rotary.
6.- Durante esta primera visita se le da la bienvenida al proceso de Admisión de un Nuevo Socio y se le invita para que siga asistiendo en calidad debe “invitado” hasta cuando se decida la fecha de imposición del Botón Rotario y para que haga una auto presentación en la siguiente reunión programada para Asuntos Internos del Club se en la cual nos hablará de su trabajo, de su familia y de sus expectativas y motivaciones para ser Rotario. Si son varios los entrantes debe programarse el tiempo de manera estricta para que todos puedan hacer la auto presentación y esta será la prioridad en la reunión.
Allí el nuevo Rotario informará al Club a cual Comité desea pertenecer, lo cual estará previamente convenido con el Presidente del Club. Para que el socio escoja su actividad se le hará un proceso de INSTRUCCIÓN sobre lo que Rotary HACE para que se familiarice con las opciones que brinda Rotary a sus socios. TODO SOCIO TIENE QUE PERTENECER A UNO DE LOS CINCO COMITÉS desde su ingreso al Club.
7.- El abotonamiento debe ser una ceremonia individualizada al máximo, MUY especial , no una reunión ordinaria. Ojala coincida con alguna fecha especial: 23 de Febrero, aniversario del Club, fiesta cívica, Ceremonia de cambio de autoridades, etc. Utilizar la visita del Gobernador para este evento le quita brillo a las dos actividades. Debe ser una reunión con cónyuges en donde son invitados especiales: el Gobernador del Distrito, los Past Gobernadores locales, el Asistente del Gobernador y la familia de los nuevos Rotarios. En esta sesión se debe leer la invocación para recibir a un rotario y el nuevo socio tendrá la oportunidad de hablar y recibir el aplauso y saludo de sus nuevos amigos rotarios. Los padrinos deben ser muy reconocidos. El Director o Presidente del Comité del Club al cual se vincula el nuevo Rotario PRESIDIRA la mesa de Nuevo Rotario con su familia y otros miembros del Comité en el cual va a trabajar. No olvidar las fotos para el boletín del Club.
8.- Empieza la fase de CAPACITACION en la actividad escogida por el nuevo Rotario sobre el COMO hacerlo……. Obsérvese que se diferencia claramente entre la INFORMACIÓN, LA INSTRUCCIÓN, y LA CAPACITACIÓN como parte del proceso de formación de un Rotario. Chequear que en las regiones en donde las condiciones para ingresar son más difíciles Rotary NUNCA ha dejado de crecer excepto por condiciones especiales como la segunda Guerra. Tienen listas de espera hasta de un año….!!!!!!
José Antonio Salazar Cruz